Me gustaría compartirte la herramienta que uso todos los días con mi equipo, en la que resumimos tareas, avances ligas e impedimentos. Le llamo Fashion Kanban y es una tabla que vas a amar, una vez que te acostumbres a usarla.
Llevaba años buscando alguna aplicación que me funcionara, que se sincronizara en tiempo real y en donde pudiera plasmar todos los pendientes que quería asignar a los distintos miembros del equipo. Siempre he pensado que la tecnología se debe adaptar a ti, no tú a ella. No encontraba una que me resultara suficientemente simple.
Kanban es un método para gestionar el trabajo que surgió en Toyota Production System (TPS). La palabra Kanban viene del japonés y quiere decir tarjeta con signos o señal visual. El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. Si se aplica bien y funciona correctamente, serviría como una fuente de información, ya que demuestra dónde están los cuellos de botella en el proceso y qué es lo que impide que el flujo de trabajo sea continuo e ininterrumpido.
El truco está en que tarea que tocas, la terminas. Idealmente, elige las más prioritarias. Mark Twain dijo: "Si lo primero que haces es lo más urgente, hazlo a primera hora de la mañana". Hazlo antes de responder correos, llamar o escribir a algún cliente. Ocúpate primero de las tareas más grandes y complejas. Las tareas importantes son las que aportan a un fin superior y están vinculadas a los principales objetivos u OKR y deberían estar primero en la lista de prioridades. Una vez que hayas hecho lo más urgente del día, podrás ocuparte de las demás tareas basándote en otros factores, como el de los vencimientos, y sentir menos estrés, dado que ya te habrás ocupado de lo más importante.
¿Puedes delegar? Delega. Nuestras reuniones diarias nos han ayudado a sincronizar al equipo y mejorar la comunicación. Se llevan a cabo frente al tablero Kanban y cada miembro comparte con los demás lo que él o ella hizo el día anterior y qué va a hacer el día de hoy. Nosotros agregamos en un excel un par de columnas más como el nombre de la persona responsable de la tarea, la liga de la tarea, y la columna de comentarios en donde pueden agregar cualquier estatus o impedimento relevante para el equipo. Si alguien tiene varias prioridades acumuladas para hoy, durante la junta pide apoyo a alguna compañera o compañero para alcanzar a resolverlas en tiempo y forma.
A mi también me ha ayudado a visualizar y gestionar el flujo de trabajo. Es la forma ideal para dar retroalimentación constante y en tiempo real. Ojalá te sirva. Pruébalo y deja tus comentarios a la comunidad.